مقالات آموزشی

کدینگ جامع حسابداری

کدینگ حسابداری جهت مکانیزه نمودن عملیات حسابداری قابل استفاده می باشد. حساب های بسته به نوع و حجم عملیات مالی در چند سطح تعریف می گردد. که هر مجموعه عملیات دارای یک کد است. حسابداران با استفاده از این کد ها ثبت عملیات های حسابداری را بصورت صحیح انجام می دهند.

دارایی ها، بدهی ها و سرمایه از ارکان اصلی حسابداری می باشند که در طراحی یک سیستم کارای حسابداری ضروری می باشد. تا به اجزاء ریزتری تبدیل گردد. این اجزاء حساب های معین و تفصیلی می باشند که در زیر گروه اصلی معادله حسابداری قرار دارند. کدینگ بایستی به نوعی طراحی شود که استانداردهای حسابداری را نقض ننماید. در سیستم های حسابداری اغلب کدینگ حسابداری بصورت پیش فرض طراحی گردیده که نیاز است حتما حسابداران آن ها را بررسی نموده و در صورت بروز مشکل و مغایرتی آن را اصلاح کنند.

کدینگ

در یک تعریف ساده، کدینگ یک نوع از دسته بندی حسابها در حسابداری می باشد. کدینگ حسابداری اصولا به شکل درختی انجام می گیرد که این روش متداول ترین روش آن میباشد. در کدینگ حسابداری دسته بندی هایی برای حساب ها مشخص می گردد که دارای سطوح گوناگون و کدهای متنوعی می باشند و مشخص می نمایند که سرشاخه و زیر شاخه ها کدام هستند.

این دسته بندی ها، شاخه بندی نمودن و کدگذاری حساب ها کدینگ حسابداری نامیده می شود. کدینگ در لفظ به معنی شماره گذاری می باشد و ترکیب آن با حسابداری این معنی را می دهد که حسابها در حسابداری را کدگذاری نماییم.

اهداف کدینگ در حسابداری

مسئله کدینگ حسابداری یک موضوع  خاص و قابل بررسی می باشد که پیشنهاد می کنیم از اول آغاز امر حسابداری در هر کسب و کاری مورد استفاده قرار دهید. بنابراین ما در اینجا اهداف کدینگ حسابداری را مطرح می نماییم:

1. کدینگ حسابداری موجب استاندارد شدن عملیات های مالی و یکپارچه سازی آنها بر اساس یک فرمت بویژه می شود.
2. به ثبت رویدادهای مالی و دقت بیشتر آنها و همچنین سرعت و دقت در پردازش آنها کمک شایانی می نماید و موجب می شود خطای انسانی در تیم های حسابداری به پایین ترین حد ممکن برسد.
3. به تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان (همچون صورت معاملات فصلی) کمک شایانی می نماید و به این موضوع سرعت و دقت بالاتری می بخشد.
4. در نهایت کدینگ، تحلیل و بررسی های مالی برای سرمایه گذاری یا محاسبه میزان دارایی ها به سادگی و بهتر از همیشه انجام گرفته و قدرت تصمیم گیری تصمیم گیرندگان داخلی و خارجی را بهبود می بخشد.

نکات کدینگ حسابداری

کدینگ حسابداری یک مسئله تخصصی محسوب می گردد  و بایستی بوسیله متخصص این کار یا حسابداران و مدیران مالی با تجربه انجام گیرد. این مسئله خیلی از مشکلات مالی و حسابداری واحدهای اقتصادی را از ریشه برطرف می نماید یا موجب جلوگیری از آن می گردد، بنابراین جهت انجام این کار بایستی خود این سیستم به درستی طراحی گردد.

انواع کدینگ حسابداری

اگر بخواهیم به متداول ترین انواع کدینگ حسابداری که امروزه در مجموعه های گوناگون استفاده می شود اشاره نماییم به پنج  نوع اصلی می رسیم. این پنج نوع عبار هستند از:

• کدینگ حفظی (بر اساس حروف اول حساب ها)

یکی از روش های کد دهی که ساده است کد دهی مطابق با مختصر نویسی و علامت گذاری بر مبنای زبان فارسی می باشد. در این روش کد گذاری حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات مورد استفاده قرار می دهند. به عنوان مثال حساب های پرداختنی با کد «ح – پ» شناخته می شود.

• کدینگ متوالی (پی در پی)

کدینگ متوالی با نام های کدینگ پی در پی و کدینگ سریالی هم مشاهده می شود. در این روش اعداد بصورت پشت سر هم به حساب ها و داده تخصیص می یابد.

• کدینگ سلسله مراتبی

یکی از پرکاربردترین روشهای کدینگ، روش سلسله مراتبی می باشد، به این دلیل که علاوه بر نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، محدودیت در تعداد حساب ها، کالاها و داده در این روش نیست.

به عنوان مثال کدینگ سلسله مراتبی: در یک شرکت برای حساب دارایی ها کد 404 در نظر گرفته می شود. در صورتی که حسابدار قصد داشته باشد زیر گروهی به این حساب بیافزاید میتواند با اضافه نمودن یک عدد اعشاری به آن زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد کند. این روش بصورت ساختار یافته و بدون هیچگونه محدودیتی میتواند ادامه پیدا کند.

• کدینگ توده ای

در این روش کدها میتوانند به یک حساب اختصاص یابند. این روش تنها برای استفاده در یک دوره مالی قابل استفاده می باشد.

• کدینگ وجهی

در این روش نیز تخصیص اعداد و کدها را میتوان بعنوان یک قرارداد استاندارد پذیرفت، به این علت که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حساب ها و زیر مجموعه های آن می باشد. به عنوان مثال در کدینگ وجهی حسابداری یک فروشگاه میتوان با استفاده از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی گروه یک را به مشخص نمودن قسمت های گوناگون فروشگاه، گروه دوم را به عنوان نماینده هزینه های گوناگون فروشگاه و گروه سوم را بعنوان نمایانگر زیر گروه های دو گروه قبلی در نظر داشت.

سطوح گوناگون کدینگ حسابداری

سیستم های نرم افزاری پیشرفته سطوح گوناگونی برای کدینگ اطلاعات گوناگون ارائه می نمایند. سیستم های حسابداری محک به کاربران اجازه می دهند برای دسته های گوناگون داده‌ها و اطلاعات سطح های گوناگونی از کدینگ تخصیص دهند. اساسی ترین این سطوح در این سیستم‌ ها به شرح زیر است:

• گروه حساب
• کد
• سطح معین
• سطح تفصیلی
• کدهای شناور

کاربرد سیستم کدینگ در حسابداری

سیستم های متفاوت حسابداری، برای شناسایی بهتر و ساده تر حسابهای شرکت و صورت های مالی از کدهایی که با نام کدینگ شناخته می شوند، مورد استفاده قرار می گیرد. سیستم کدینگ حسابداری سبب سرعت در امور حسابرسی شرکت می‌شود. این کدها به صورتی تعیین می شوند که در آن ها اقلام کالاها و خدماتی که قابلیت نقدشوندگی سریع دارند، در راس کدها قرار گیرند. همچنین با سخت و پیچیده شدن فرآیند نقد شوندگی، کددهی پیچیده تر می شود.

فرآیند کدینگ حسابدرای

کدینگ حسابداری، به فرآیند دسته بندی و مرتب‌ سازی موضوعات و عنوان‌ های مربوط به فعالیت‌ های حسابداری یک شرکت یا سازمان شناخته می شود. سیستم کدینگ حسابداری امکان دسته بندی و مرتب سازی عملیات مالی را بر اساس موارد گوناگونی همانند نوع و سطح فعالیت سازمان برای حسابداران فراهم می نماید.

بعضی مواقع به علت زیاد بودن تعداد حساب ها، رویدادهای مالی شرکت به قسمت های جزئی تر تقسیم می گردند. تا بوسیله آن ساختار دسته بندی حسابها و رویدادهای مالی شبیه به هرم یا درخت باشد. در این نوع ساختار، هر شاخه از درخت یک سرگروه دارد و در قسمت های بعدی آن یک حساب کل، حساب های معین و حساب های تفضیلی به ترتیب قرار می گیرند.

بنابراین در سیستم کدینگ حسابداری، علاوه بر مشخص شدن سر فصل های اصلی و فرعی فعالیت ها و موضوعات مرتبط، قادریم ارتباط میان آنها را به دست بیاوریم و آنها را برای ذی نفعان و افرادی که میتوانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند توضیح دهیم. جهت انجام این کار اول سرگروه حساب ها تعیین می شود. سرگروه حساب ها همان حساب های اصلی می باشند که مطابق با آنها دسته بندی های کلی انجام می گیرد و شکل کلی حسابها نشان داده می شوند.

حساب کل، شامل حساب هایی می باشند که برای اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی اهمیت زیادتری دارند و نتیجه عملکرد آنها بایستی به این سازمان ها ارائه شود. دسته سوم که حساب های معین می باشند، به منظور گزارش دادن و تصمیم گیری مفید می باشند. دسته چهارم نیز مرتبط به حساب های تفضیلی می باشد که برای هر سازمان بطور ویژه تعریف می شوند. در سیستم کد گذاری زمانی که حساب تفضیلی به حساب معین متصل باشند، به آن حساب استاندارد و در غیر اینصورت به آن حساب شناور می گویند.

کدینگ حسابداری خدماتی

بر اساس بررسی کدینگ حسابداری شرکت خدماتی (Accounting Coding Of The Service Company) متوجه می شد که در حالت عمومی و استاندارد تهیه گردیده و نمونه ای پیشنهادی است، که بر مبنای عناصر اصلی حسابداری و استاندارد تهیه و ارائه گردیده است.

ولی اگر شرکتی روش حسابداری دائمی و استاندارد منطبق بر بودجه ای پیش بینی گردیده را انتخاب کند، قادر است هزینه های جذب و انحرافات را به قسمت هزینه های عملیاتی در کدینگ حسابداری شرکت‌ های خدماتی اضافه کند و بدون تغییر در سطح حساب های گروه و کل، حساب های لازم خود را بگنجاند.

یک نرم افزار حسابداری استاندارد، میتواند کدینگ استاندارد را تعدیل و تنظیم نماید. در نرم افزار حسابداری قیاس شما قادرید با در نظر داشتن زمینه که در آن فعالیت می نمایید، از کدینگ پیش فرض قیاس استفاده نمایید و هم میتوانید از کدینگ حسابداری خودتان را در سیستم پیاده سازی کنید.

جهت مطالعه ادامه مطلب کلیک کنید